• 役所に手紙を出さなければいけない時、正しい書き方ができますか?

    【役所に出す手紙の書き方は】

    役所に挨拶状を手紙にしてかく機会というのは、そんなにあるものではないかもしれません。

    それでも、提出書類を送ることはあるはずですので、手紙を出すということは全くないとは言えないでしょう。

     

    一般的に、手紙を書く場合には書き出しから始めていきますが、役所に出すときにはどうすればいいかと考えたことはあるでしょうか。

    企業とは異なる役所ですので、実は書き方も異なる点に注意しておかなければいけないのです。

     

    【手紙は単刀直入に】

    手紙を書くとするのであれば、拝啓~から始めていくのが一般的です。

    その後には、時節の挨拶を入れるでしょう。

    貴社、ますますご清栄のことと~などと続けていくはずです。

    しかし、役所という場所は企業ではありません。

    あいさつ文はつける必要がなく、いきなり本題を書き始めて失礼はないのです。

     

    何も挨拶が不要ということではありません。

    提出書類などであれば、役所は書類を処理するための施設ですので、挨拶よりも書類の内容な日付、差出人がしっかりと書かれているほうが重要となるからです。

    つまり、挨拶はさておき、何を目的として出した手紙なのか、何を求める内容なのかという事を明確にしておくことのほうが重要なのです。

    そのため、拝啓~の後は本文として、何ら問題はないといえるでしょう。

    ただし、丁寧に書くことは、一般社会人として当然のことですので、忘れないようにしなければいけません。

     

    【挨拶文を書く場合には】

    役所としては、提出書類などでは全くこだわりませんが、挨拶状であればこれはまた別問題です。

    拝啓~から挨拶文も書くほうがいいでしょう。

    間違ってはいけないのは、貴社という言葉は使わないという事です。

    貴所というのが正解であり、区長や市町などを指名している場合には、貴職という言葉に変えなければいけません。

     

    ほかにも企業ではないことから、役所は事業拡大を目的としていません。

    そこで、隆昌といった言葉は使うべきではないのです。

     



  • 役所に何かを贈るときの宛名と書き方はしっかりとできますか?

    【宛名の下に何を書くか】

    あまり送ることはないかもしれませんが、役所に手紙や封筒を出すこともあります。

    ここで迷ってしまうのは、いったいどんな敬称をつけるべきなのかという事です。

    送る相手に対して敬意を表す言葉である以上、何も書かずに送るわけにはいきません。

    ですが、間違った敬称をつけてしまうのも、大変失礼なことになるでしょう。

    一般的な社会常識として、こうした基礎的な部分は、間違いたくはないところです。

     

    【個人名なら様を】

    役所の中の部署がわかっており、個人名で宛名を書く場合の書き方としては、「様」があります。

    個人名の後につける方法で、広く一般的敬称であるといえるでしょう。

    あまり制限もなく使うことができるため、最も普及しているといっても過言ではありません。

    ここで問題になるのは、「殿」でなくていいのかというところです。

     

    役所の場合には、公文書に記す場合には、基本として「殿」を使います。

    しかし、最近では「殿」という言葉が格下に使う接尾語であると認識されつつあることから、敬称として使わないケースも増えてきている点には注意しなければいけません。

    そこで、役所でも「殿」を使わず「様」にするケースも増えてきています。

     

    【両方書くことはないということに注意】

    もしも、個人がわからず組織として宛名を書く場合には、「御中」を使います。

    担当の名前がわからなくても、宛名の下に入れることができますので、便利な書き方になるでしょう。

    ここで注意しなければいけないのは、個人名には絶対に「御中」は使いません。

    もう一つ、部署名と個人名の両方を書く場合に、部署名に「御中」をつけ、個人名に「様」をつけてしまうような二重に書くことです。

    これは絶対にやってはいけない方法で、「様」だけにしなければいけませんので注意しましょう。



  • 色々とある役所の種類と機能させるための部署

    【役所といえばどんなものか】

    普段、印鑑証明をとったりすることのある役所といっても、いったいどんなところを指しているか、はっきりとわかっている人は少ないでしょう。

    通称で役所というだけで、実際には役所ではない場所もたくさんあります。

     

    正確に言えば、役所とは行政事務を行っている場所のことです。

    住民と直接向き合うことを指していることがほとんどですが、組織自体をお役所という呼び方で指していることもあるでしょう。

    それだけ役所という言葉には、いろいろな種類があるといえます。

     

    【役所の種類を狭義と広義でとらえたら】

    場所ということで考えた場合、役所と呼ばれるのは都庁や県庁といった、県の中枢を担う場所、市や区の中枢である市役所や区役所、町や村の町役場、村役場といったことを指していることがほとんどです。

    もうちょっと大きく考えた場合には、三権のうち行政権に属するものを差し、行政庁の意味に限定することができます。

    そのため、もっと広義にこの三権に属する機関や建物を表す場合には、官公署という名称を使ったりするのです。

    この場合には、警察署や裁判所も役所ということでひとくくりにされてしまいます。

     

    【多くの部署で成り立つ役所】

    役所と一口に言っても様々な部署があり、多くの種類があります。

    利用する機会の多い住民課や税務課、福祉課などが有名なところですがこれだけではありません。

    水道課や環境整備課といったものもありますし、公園や歩道の管理まで行っている建設土木課も重要な部署であるといえるでしょう。

    ちょっと知られていませんが、病院事業部や農業委員会も役所の部署として存在している場合もあるのです。

     

    数多くの種類がありますが、それだけ行政の仕事は多岐にわたり、機能させるために必要だといえるでしょう。



  • 役所手続きというと遅いというイメージがあるが本当だろうか

    【役所の手続きは本当に遅いのか】

    印鑑証明の手続きをしに役所に行くと、なんだか遅いそう思うこともあるかもしれません。

    お昼休みに窓口に来ているのに、のんびりとご飯を食べていることもあるでしょう。

    そんな時には、なんだか遅いと思ってしまうものです。

    ですが、よく考えてみると、そんなに仕事は遅くなかったりします。

    どうしても遅いものだと思い見てしまうからこそ、役所の手続きは時間がかかるのだと勘違いしてしまう点もあるのです。

     

    【確実に書類を受け付けるために】

    実際に役所で仕事が遅い場合もあります。

    これは前提として考えなければいけませんが、すべてのところで遅いわけではありません。

    自分が焦っているから、役所も早くしろというのは無理な話。

    ある程度時間がかかるのも当然だったりするからです。

     

    一般的な申請を考えていけば、まずは利用者が申請の書類を出さなければいけません。

    その書類に不備がないのかを確認し、受理することになります。

    もちろん不備があれば、修正を求められたり書き換えを願われたりしますが、これは当たり前のことです。

    さらに、ダブルチェックなど、その行政機関での確認方法を経て、初めて書類として成立することになるのです。

    一見すると、ただ書類を回しているように見えますが、かなりの手順を経なければ、確実な書類の受理として成立しません。

     

    【オープンスペースが故の問題】

    役所の仕事がどうしても遅く見えてしまう原因の一つとして、オープンなスペースで仕事をしているということもあります。

    不正がないようにお互いを監視しやすいようになっているわけですが、一般的な業務を行っていても、休憩時間はありますし、食事もとるでしょう。

    自分が急いでいると、こうした人が仕事をしていないように見えてしまうことだってあるのです。

     

    最近ではかなり改善されてきており、見えないように休憩をとったりするようになっています。



  • 役所の手続きは、どこかで代行してくれるところはないのか?

    【面倒な役所の手続き】

    引越しをした後などでは、役所に行って行わなければいけない手続きは驚くほど多岐にわたります。

    かなりの時間が必要になりますし、簡単には終わらないことも少なくないでしょう。

    こういった手続きを代行してもらえるところも存在します。

    引越し会社のパックになっていることもありますが、そうした形のものでは役所の手続きは代行できないということも理解しておく必要があるでしょう。

     

    【役所の手続きの代行は行政書士へ】

    役所では様々な手続きをしなければいけませんが、行政的な手続きに関しては民間の会社では簡単にすることはできません。

    こういった行政手続きを行うためには、行政書士の資格が必要となりますので、民間の会社では対応ができないのです。

    なぜ民間の会社ではできないかといえば、民間の会社では行政書士を名乗ることができないということがあります。

    資格を持っていたとしても、行政書士として活動するためには、個人で事務所を開業するか行政書士法人として登録するしかありません。

    そのため、企業では代行することができませんので、注意しておくといいでしょう。

     

    行政書士が代行できる手続きには、転出転入届、転居届、保険関係手続きが代表的です。

    小中学校の転校届も、行政書士であれば代行することができます。

    ほかにも、自動車の車庫証明やナンバー変更、国民年金受給の住所変更も可能です。

     

    【印鑑登録は代行できないことも】

    注意しなければいけないのが印鑑登録です。

    基本的に転出届の申請と共に、印鑑登録は抹消されることになりますので、新しい住所で申請をしなければいけません。

    行政単位で扱いが異なりますが、印鑑登録に関しては本人が申請することを義務付けている場合があるのです。

    さらに、行政書士としても印鑑を預かることになりますので、セキュリティの問題からも断るところがほとんどですので、自分で行うことを考える必要があるのです。



  • 役所の手続きは、平日の時間しかできないものなのか

    【時間が合わないと難しい役所の手続き】

    役所で手続きをしなければいけない時に、仕事の都合で時間が合わないということもよくあることです。

    平日は時間が取れないという人がほとんどで、手続きのために休みをとるわけにはいかないという人もたくさんいるでしょう。

    特に引越しをしたときなどは、やらなければいけないことはたくさんあり、手続きも山ほどあるわけですが、平日だけではない時間でも手続きが行えるところも存在します。

    ただし、行政単位によって違いもありますので、必ず確認しておかなければいけません。

     

    【夜間や休日でもできる場合】

    最近多くなったのが、曜日によって時間を延長しているケースです。

    夜7時ぐらいまで窓口が開いているため、手続きができるようになっているパターンですが、これも行政単位で取り扱いが異なりますので、どこでもできるというわけではありません。

    休日行っているサービスもあり、時間はもっと短くなるものの申請手続きは受理されます。

     

    こういった夜間や休日の窓口業務の場合、即日対応できないこともあります。

    後日書類を確認したり、取りにきたりすることが必要となりますので、注意が必要です。

    特に証明証の場合には、時間にかなりずれができますので、証明証を使うための予定も考えておくことが大切です。

     

    【24時間手続きできるものもある】

    役所の手続きの中でも、戸籍に関する届出は24時間受け付けている場合があります。

    印鑑を持っていけばできるものもありますが、事前に書類作成が必要になる場合もありますので、準備が大切です。

    その中でも有名なのは、婚姻届けでしょう。

    基本的に、日本のどこの役所でも24時間届出ができるようになっています。

    ただし、主張所や支所ではできないこともありますし、受理はしても手続き自体は翌日に持ち越されることもありますので、注意しておくといいでしょう。

     



  • 役所の手続きは英語ですることができるのか

    役所で手続きをする際に、英語しか話せない場合、いったいどうやって手続きを進めていけばいいのかということは大きな問題になります。

    在留管理の問題もありますし、住民票をどうするのかということも大きな問題です。

    役所で英語が通じればいいですが、それでも書類は日本語で出さなければいけない時も出てきます。

    その時には、日本語に翻訳した書類を添付して提出しなければいけないこともあるのです。

     

    【書類によっては翻訳も】

    婚姻届を役所に提出して手続きを進めようと考えた場合、独身証明証や出生証明証がなければいけません。

    もちろん、本人確認できるパスポートも提出を求められることになりますが、問題は証明証です。

    英語での証明証であれば、何とか理解できる人もいたりします。

    ですが、役所という場所では、それを日本語に訳して添付しなければいけないことがあるのです。

     

    この翻訳ですが、正確に翻訳したものと翻訳者のサインが必要になってきます。

    有効期限も発行日から半年と限度が定められている以上、翻訳した日付も入れてもらわなければいけません。

    さらに、公証人による認証を求められることもありますので、翻訳の専門家に依頼したりする方法が確実で、ワンストップで済むこともあります。

     

    【実際の窓口では】

    実際の問題として、窓口である程度対応してくれるところがほとんどです。

    特に英語であれば、ある程度理解してくれる人もいるため、丁寧に教えてもらえたりします。

    それでも、サイン文化と印鑑文化の違いがあったりしますし、正確に通じなかったことによる手間も少なくありません。

    できることならば、通訳をしてくれる人を介して、正確に意思疎通ができるようにしておくと、手間を減らすことができるようになるでしょう。

     



  • 役所に出すために使う委任状の書き方にはどんなものがある?

    【委任状の書き方に決まりはない】

    役所に誰かの代理でいかなければいけない時、または代理をお願いする場合、委任状がなければいけません。

    すべてを委任したということのあかしであり、契約になるため、委任状は重要なものとなるのです。

    この委任状ですが、インターネットを使うダウンロードできるものがたくさん存在します。

    実は、書き方に明確な決まりがあるわけではなく、必要な事項が記載されていれば、紙は何でも構いません。

    様式も決められているわけではないため、多くの書式が存在しているのです。

    もちろん手書きで作っても問題はありません。

     

    【委任状は直筆で】

    役所に出すための委任状ですが、一番簡単なのは窓口などにおいてある書式を使い手書きで書く方法です。

    この方法の場合、書式に不備があることもありません。

    しかし、この委任状をとりに行くだけで時間がかかりますので、手間は倍になってしまうでしょう。

    その場で書けるぐらいなら、委任する必要もないからです。

     

    この委任状には、書いてなければいけないこともありますが、何よりも本人の直筆でなければいけません。

    代理人の手によって書かれた委任状は、役所では受理されないということに注意が必要です。

     

    【委任状を書く上での注意】

    委任状の書き方として、注意しなければいけないことは、印鑑を押すことにはなりますが、捨て印は決して押してはいけないということになります。

    捨て印を押すということは、その委任状を書き換えたとしても、これは有効であるということを認めた形になります。

    重要な内容も書き換えることができるようになってしまうため、絶対に押してはいけません。

     

    もう一つは、余白には印鑑を使って止め印を押すか、以下余白という一言を入れましょう。

    これにより、新たに条件をつけ足したりすることができなくなりますので、安全性を高めることができるのです。

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    実印とは、住民登録をしている役所に登録する印鑑で、車の購入や土地建物の登記などの際に使用します。
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