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  • 役所に手紙を出さなければいけない時、正しい書き方ができますか?

    【役所に出す手紙の書き方は】

    役所に挨拶状を手紙にしてかく機会というのは、そんなにあるものではないかもしれません。

    それでも、提出書類を送ることはあるはずですので、手紙を出すということは全くないとは言えないでしょう。

     

    一般的に、手紙を書く場合には書き出しから始めていきますが、役所に出すときにはどうすればいいかと考えたことはあるでしょうか。

    企業とは異なる役所ですので、実は書き方も異なる点に注意しておかなければいけないのです。

     

    【手紙は単刀直入に】

    手紙を書くとするのであれば、拝啓~から始めていくのが一般的です。

    その後には、時節の挨拶を入れるでしょう。

    貴社、ますますご清栄のことと~などと続けていくはずです。

    しかし、役所という場所は企業ではありません。

    あいさつ文はつける必要がなく、いきなり本題を書き始めて失礼はないのです。

     

    何も挨拶が不要ということではありません。

    提出書類などであれば、役所は書類を処理するための施設ですので、挨拶よりも書類の内容な日付、差出人がしっかりと書かれているほうが重要となるからです。

    つまり、挨拶はさておき、何を目的として出した手紙なのか、何を求める内容なのかという事を明確にしておくことのほうが重要なのです。

    そのため、拝啓~の後は本文として、何ら問題はないといえるでしょう。

    ただし、丁寧に書くことは、一般社会人として当然のことですので、忘れないようにしなければいけません。

     

    【挨拶文を書く場合には】

    役所としては、提出書類などでは全くこだわりませんが、挨拶状であればこれはまた別問題です。

    拝啓~から挨拶文も書くほうがいいでしょう。

    間違ってはいけないのは、貴社という言葉は使わないという事です。

    貴所というのが正解であり、区長や市町などを指名している場合には、貴職という言葉に変えなければいけません。

     

    ほかにも企業ではないことから、役所は事業拡大を目的としていません。

    そこで、隆昌といった言葉は使うべきではないのです。

     



  • 役所に出すために使う委任状の書き方にはどんなものがある?

    【委任状の書き方に決まりはない】

    役所に誰かの代理でいかなければいけない時、または代理をお願いする場合、委任状がなければいけません。

    すべてを委任したということのあかしであり、契約になるため、委任状は重要なものとなるのです。

    この委任状ですが、インターネットを使うダウンロードできるものがたくさん存在します。

    実は、書き方に明確な決まりがあるわけではなく、必要な事項が記載されていれば、紙は何でも構いません。

    様式も決められているわけではないため、多くの書式が存在しているのです。

    もちろん手書きで作っても問題はありません。

     

    【委任状は直筆で】

    役所に出すための委任状ですが、一番簡単なのは窓口などにおいてある書式を使い手書きで書く方法です。

    この方法の場合、書式に不備があることもありません。

    しかし、この委任状をとりに行くだけで時間がかかりますので、手間は倍になってしまうでしょう。

    その場で書けるぐらいなら、委任する必要もないからです。

     

    この委任状には、書いてなければいけないこともありますが、何よりも本人の直筆でなければいけません。

    代理人の手によって書かれた委任状は、役所では受理されないということに注意が必要です。

     

    【委任状を書く上での注意】

    委任状の書き方として、注意しなければいけないことは、印鑑を押すことにはなりますが、捨て印は決して押してはいけないということになります。

    捨て印を押すということは、その委任状を書き換えたとしても、これは有効であるということを認めた形になります。

    重要な内容も書き換えることができるようになってしまうため、絶対に押してはいけません。

     

    もう一つは、余白には印鑑を使って止め印を押すか、以下余白という一言を入れましょう。

    これにより、新たに条件をつけ足したりすることができなくなりますので、安全性を高めることができるのです。

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    実印とは、住民登録をしている役所に登録する印鑑で、車の購入や土地建物の登記などの際に使用します。
    実印はフルネームで彫刻するのが一般的ですが、 独身女性の場合は名のみを彫刻される方も多いです。
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