• タグ別アーカイブ: 役所
  • 役所に手紙を出さなければいけない時、正しい書き方ができますか?

    【役所に出す手紙の書き方は】

    役所に挨拶状を手紙にしてかく機会というのは、そんなにあるものではないかもしれません。

    それでも、提出書類を送ることはあるはずですので、手紙を出すということは全くないとは言えないでしょう。

     

    一般的に、手紙を書く場合には書き出しから始めていきますが、役所に出すときにはどうすればいいかと考えたことはあるでしょうか。

    企業とは異なる役所ですので、実は書き方も異なる点に注意しておかなければいけないのです。

     

    【手紙は単刀直入に】

    手紙を書くとするのであれば、拝啓~から始めていくのが一般的です。

    その後には、時節の挨拶を入れるでしょう。

    貴社、ますますご清栄のことと~などと続けていくはずです。

    しかし、役所という場所は企業ではありません。

    あいさつ文はつける必要がなく、いきなり本題を書き始めて失礼はないのです。

     

    何も挨拶が不要ということではありません。

    提出書類などであれば、役所は書類を処理するための施設ですので、挨拶よりも書類の内容な日付、差出人がしっかりと書かれているほうが重要となるからです。

    つまり、挨拶はさておき、何を目的として出した手紙なのか、何を求める内容なのかという事を明確にしておくことのほうが重要なのです。

    そのため、拝啓~の後は本文として、何ら問題はないといえるでしょう。

    ただし、丁寧に書くことは、一般社会人として当然のことですので、忘れないようにしなければいけません。

     

    【挨拶文を書く場合には】

    役所としては、提出書類などでは全くこだわりませんが、挨拶状であればこれはまた別問題です。

    拝啓~から挨拶文も書くほうがいいでしょう。

    間違ってはいけないのは、貴社という言葉は使わないという事です。

    貴所というのが正解であり、区長や市町などを指名している場合には、貴職という言葉に変えなければいけません。

     

    ほかにも企業ではないことから、役所は事業拡大を目的としていません。

    そこで、隆昌といった言葉は使うべきではないのです。

     



  • 役所の手続きは英語ですることができるのか

    役所で手続きをする際に、英語しか話せない場合、いったいどうやって手続きを進めていけばいいのかということは大きな問題になります。

    在留管理の問題もありますし、住民票をどうするのかということも大きな問題です。

    役所で英語が通じればいいですが、それでも書類は日本語で出さなければいけない時も出てきます。

    その時には、日本語に翻訳した書類を添付して提出しなければいけないこともあるのです。

     

    【書類によっては翻訳も】

    婚姻届を役所に提出して手続きを進めようと考えた場合、独身証明証や出生証明証がなければいけません。

    もちろん、本人確認できるパスポートも提出を求められることになりますが、問題は証明証です。

    英語での証明証であれば、何とか理解できる人もいたりします。

    ですが、役所という場所では、それを日本語に訳して添付しなければいけないことがあるのです。

     

    この翻訳ですが、正確に翻訳したものと翻訳者のサインが必要になってきます。

    有効期限も発行日から半年と限度が定められている以上、翻訳した日付も入れてもらわなければいけません。

    さらに、公証人による認証を求められることもありますので、翻訳の専門家に依頼したりする方法が確実で、ワンストップで済むこともあります。

     

    【実際の窓口では】

    実際の問題として、窓口である程度対応してくれるところがほとんどです。

    特に英語であれば、ある程度理解してくれる人もいるため、丁寧に教えてもらえたりします。

    それでも、サイン文化と印鑑文化の違いがあったりしますし、正確に通じなかったことによる手間も少なくありません。

    できることならば、通訳をしてくれる人を介して、正確に意思疎通ができるようにしておくと、手間を減らすことができるようになるでしょう。

     



会社印鑑