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  • 役所に手紙を出さなければいけない時、正しい書き方ができますか?

    【役所に出す手紙の書き方は】

    役所に挨拶状を手紙にしてかく機会というのは、そんなにあるものではないかもしれません。

    それでも、提出書類を送ることはあるはずですので、手紙を出すということは全くないとは言えないでしょう。

     

    一般的に、手紙を書く場合には書き出しから始めていきますが、役所に出すときにはどうすればいいかと考えたことはあるでしょうか。

    企業とは異なる役所ですので、実は書き方も異なる点に注意しておかなければいけないのです。

     

    【手紙は単刀直入に】

    手紙を書くとするのであれば、拝啓~から始めていくのが一般的です。

    その後には、時節の挨拶を入れるでしょう。

    貴社、ますますご清栄のことと~などと続けていくはずです。

    しかし、役所という場所は企業ではありません。

    あいさつ文はつける必要がなく、いきなり本題を書き始めて失礼はないのです。

     

    何も挨拶が不要ということではありません。

    提出書類などであれば、役所は書類を処理するための施設ですので、挨拶よりも書類の内容な日付、差出人がしっかりと書かれているほうが重要となるからです。

    つまり、挨拶はさておき、何を目的として出した手紙なのか、何を求める内容なのかという事を明確にしておくことのほうが重要なのです。

    そのため、拝啓~の後は本文として、何ら問題はないといえるでしょう。

    ただし、丁寧に書くことは、一般社会人として当然のことですので、忘れないようにしなければいけません。

     

    【挨拶文を書く場合には】

    役所としては、提出書類などでは全くこだわりませんが、挨拶状であればこれはまた別問題です。

    拝啓~から挨拶文も書くほうがいいでしょう。

    間違ってはいけないのは、貴社という言葉は使わないという事です。

    貴所というのが正解であり、区長や市町などを指名している場合には、貴職という言葉に変えなければいけません。

     

    ほかにも企業ではないことから、役所は事業拡大を目的としていません。

    そこで、隆昌といった言葉は使うべきではないのです。

     



  • 役所の手続きは、平日の時間しかできないものなのか

    【時間が合わないと難しい役所の手続き】

    役所で手続きをしなければいけない時に、仕事の都合で時間が合わないということもよくあることです。

    平日は時間が取れないという人がほとんどで、手続きのために休みをとるわけにはいかないという人もたくさんいるでしょう。

    特に引越しをしたときなどは、やらなければいけないことはたくさんあり、手続きも山ほどあるわけですが、平日だけではない時間でも手続きが行えるところも存在します。

    ただし、行政単位によって違いもありますので、必ず確認しておかなければいけません。

     

    【夜間や休日でもできる場合】

    最近多くなったのが、曜日によって時間を延長しているケースです。

    夜7時ぐらいまで窓口が開いているため、手続きができるようになっているパターンですが、これも行政単位で取り扱いが異なりますので、どこでもできるというわけではありません。

    休日行っているサービスもあり、時間はもっと短くなるものの申請手続きは受理されます。

     

    こういった夜間や休日の窓口業務の場合、即日対応できないこともあります。

    後日書類を確認したり、取りにきたりすることが必要となりますので、注意が必要です。

    特に証明証の場合には、時間にかなりずれができますので、証明証を使うための予定も考えておくことが大切です。

     

    【24時間手続きできるものもある】

    役所の手続きの中でも、戸籍に関する届出は24時間受け付けている場合があります。

    印鑑を持っていけばできるものもありますが、事前に書類作成が必要になる場合もありますので、準備が大切です。

    その中でも有名なのは、婚姻届けでしょう。

    基本的に、日本のどこの役所でも24時間届出ができるようになっています。

    ただし、主張所や支所ではできないこともありますし、受理はしても手続き自体は翌日に持ち越されることもありますので、注意しておくといいでしょう。

     



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